在家辦公最大的挑戰(zhàn)，就是遠(yuǎn)程之下，管理和溝通的效率會(huì)大幅下降。接下來，我們就來拆解一下這個(gè)問題，先說管理和溝通效率為什么下降，然后再講怎么辦。

為什么在家辦公會(huì)導(dǎo)致管理效率下降？這是因?yàn)槟阋姴坏絾T工，沒辦法快速地調(diào)整節(jié)奏、安排工作。

員工在做什么工作，遇到什么問題，也沒辦法及時(shí)地向你請示，得到你的指導(dǎo)，協(xié)同上就會(huì)遭遇挑戰(zhàn)。

溝通上具體會(huì)遇到哪些問題呢？大家在一起工作的時(shí)候，如果遇到問題，一抬頭就可以跟旁邊同事說一聲，需要協(xié)助就喊一聲，大家還可以快速地召開會(huì)議，而這些事情在遠(yuǎn)程辦公的情況下都做不到。

尤其是每個(gè)人都在自己家里，員工會(huì)不會(huì)因?yàn)樾那榻箲]，刷著疫情新聞而無心工作，你也無從得知，這些都會(huì)導(dǎo)致溝通效率的下降。

為了解決這些問題，我從公司層面和個(gè)人工作的角度，分別提出三個(gè)建議，下面具體來說一說。

遠(yuǎn)程辦公時(shí)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間的定期溝通尤為重要。那么，怎么樣加強(qiáng)定期溝通呢？這里建議大家實(shí)行兩個(gè)制度：早會(huì)制度，晚報(bào)告制度。

這兩個(gè)制度可以保障遠(yuǎn)程工作高效率地進(jìn)行。在公司上班的時(shí)候，誰準(zhǔn)時(shí)上班，誰準(zhǔn)時(shí)下班，大家都能看得到?？墒窃诩肄k公，你很難知道一個(gè)員工是不是準(zhǔn)時(shí)上班的。

為什么說準(zhǔn)時(shí)上班這件事很重要呢？因?yàn)榇蠹叶荚谕粋€(gè)時(shí)間段上班，才有彼此協(xié)同的基礎(chǔ)。遠(yuǎn)程工作，只不過是換了工作地點(diǎn)，工作時(shí)間段其實(shí)沒有換。這意思是說，你在家里，依然要保持早上9點(diǎn)到下午6點(diǎn)上班的狀態(tài)，這個(gè)時(shí)間段不能換，因?yàn)榇蠹倚枰獏f(xié)同。

怎么才能保證大家協(xié)同工作呢？第一點(diǎn)，建立早會(huì)制度。比方說，早上9點(diǎn)，每個(gè)部門都在微信群里開個(gè)語音會(huì)議，溝通一下今天我們要做的事情是什么，每個(gè)人分別要做什么，每個(gè)人都在會(huì)議里簡單地講一分鐘，說我今天大概要做這么一件事、兩件事、三件事……簡單地講一講就可以，最重要的是大家互相提個(gè)醒，我們開工了。

第二點(diǎn)，建立晚報(bào)告制度。早會(huì)既然已經(jīng)提出了，我們今天要做這件事，其實(shí)就給了管理一個(gè)非常重要的依據(jù)。到了晚上，每個(gè)人需要通過釘釘或者企業(yè)微信，把自己的報(bào)告發(fā)出來，講一下我今天做了什么事，每件事做到了什么程度，今天的工作，我可以交付給大家一個(gè)怎樣的結(jié)果。所以，早會(huì)和晚報(bào)告制度，這兩個(gè)制度是進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公時(shí)很重要的基本管理手法。

這句話意思是說，公司要懂得把原本要在一天或者一段時(shí)間里要完成的目標(biāo)，拆解為每一天要完成的任務(wù)。因?yàn)楹芏嗍虑?，工作周期可能是一周、一個(gè)月，甚至更長時(shí)間。為了避免遠(yuǎn)程辦公時(shí)失去目標(biāo)，我們需要把目標(biāo)拆解為一個(gè)個(gè)具體的任務(wù)，也就是把objective拆解為task。目標(biāo)要達(dá)成，首先要把每天的task，也就是任務(wù)要執(zhí)行到位。

這里舉個(gè)例子，公司要向客戶交付一套非常大的代碼，中間可能涉及到300多個(gè)功能。作為項(xiàng)目管理者，就需要把這個(gè)目標(biāo)具體到這周干什么、今天干什么。

比如，今天的任務(wù)，第一，我要給客戶打個(gè)電話，商談項(xiàng)目計(jì)劃，疫情期間在家里完成設(shè)計(jì)。第二，我要跟我的團(tuán)隊(duì)開會(huì)，這個(gè)會(huì)要確定我們節(jié)后三個(gè)主要提案的方向，并且由我的團(tuán)隊(duì)交付出來這三個(gè)方向的基本設(shè)計(jì)框架。你看，把目標(biāo)拆解為以天為單位的任務(wù)，這其實(shí)也是在訓(xùn)練一個(gè)人的管理能力。

建議三：公司要準(zhǔn)備好線上協(xié)作工具

我們今天的溝通工具已經(jīng)非常好了，比如，微信、企業(yè)微信和釘釘這一系列即時(shí)溝通工具。但是，大家在辦公的時(shí)候，經(jīng)常要基于同一個(gè)文件、同一批文件協(xié)同操作，而即時(shí)溝通工具并不能傳輸大規(guī)模的文件。所以，給大家介紹以下幾個(gè)工具。

文檔類，大家可以用類似于石墨、Office365這樣的軟件，這些軟件支持多人在同一篇文檔上同時(shí)做出修改。有時(shí)候，寫一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃或者一篇報(bào)告，老板、助理、項(xiàng)目經(jīng)理、策劃員工，大家可能一直站在電腦面前說，這個(gè)人說這樣改，那個(gè)人說那樣改，最終一起把文書改好。這種情況下，通過石墨或者Office365，大家可以在線共同修改同一篇文章，從而達(dá)到協(xié)同的目的。

傳輸類，我推薦使用網(wǎng)盤。比如，大家把每一天的工作成果都上傳到百度網(wǎng)盤，一天結(jié)束的時(shí)候，大家都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于這個(gè)成果來做第二天的工作。百度網(wǎng)盤之外，釘釘和企業(yè)微信里都有類似的功能。

還有溝通協(xié)作類工具，就是大家完成一個(gè)項(xiàng)目管理任務(wù)的工具，比較典型的就是像Teambition這樣的工具，我在《5分鐘商學(xué)院》里面介紹過。還有開會(huì)怎么開呢？當(dāng)然，依然可以用微信，但是要開視頻電話會(huì)議的話，今天也有很多公司提供了基于互聯(lián)網(wǎng)視頻的一些電話工具，比如騰訊會(huì)議，大家可以在網(wǎng)上搜索去了解一下。

下面，再從個(gè)人角度分享一些建議。

為什么在家辦公，工作效率很容易變差？這是因?yàn)橐婚_始你會(huì)覺得無拘無束，特別舒服。但過了一段時(shí)間，你就會(huì)覺得渾身難受，工作效率也會(huì)大大下降。那么，怎樣才能提高在家工作的效率呢？我給大家分享幾個(gè)經(jīng)驗(yàn)。

第一，準(zhǔn)時(shí)起床，穿戴整齊。

我經(jīng)常在酒店的房間辦公，偶爾也會(huì)在家辦公。我會(huì)給自己提一個(gè)非常重要的要求：一定要早起，穿戴整齊。不要覺得穿著睡衣很舒服，穿著睡衣吃早飯，吃完早飯趴在餐桌上就開始干活了，在這種狀態(tài)下，你會(huì)特別容易分神。你一定要當(dāng)作正常上班一樣，準(zhǔn)時(shí)起床，換上正式的衣服，這是一種儀式感。這種儀式感會(huì)把你拉入一個(gè)工作的狀態(tài)，很大程度上可以提高你的工作效率。

第二，一定不能在休息區(qū)辦公。

反過來說，不要在辦公的地方休息，在家里，要把做這兩件事的場所分開。如果你家里有書房，就把書房當(dāng)作你的辦公室，早上起床，穿戴整齊，帶著背包正式地走進(jìn)書房，把門關(guān)上，就相當(dāng)于你到辦公室開始辦公了，這個(gè)過程很重要，在這里把一切工作資料都準(zhǔn)備好，注意，不要在這睡覺。

第三，清晰地區(qū)分好工作和休息時(shí)間。

在家辦公，對公司而言，考驗(yàn)的是把目標(biāo)拆解為任務(wù)的能力。對員工而言，考驗(yàn)的是區(qū)分工作和休息的能力。這是什么意思呢？就是你很容易工作著工作著，突然之間想要在沙發(fā)上躺一會(huì)兒。躺下來之后就想，那我打開電視看一會(huì)兒，休息一下吧……而一看就是很長時(shí)間。無法保持專注，這是在家辦公帶給我們的巨大挑戰(zhàn)，但這也是很鍛煉一個(gè)人的。

怎么才能區(qū)分好工作時(shí)間和休息時(shí)間呢？建議大家用番茄鐘工作法，就是工作以25分鐘為一個(gè)單位，這25分鐘里，手機(jī)調(diào)成靜音，什么東西都不要碰，告訴自己在這個(gè)時(shí)間里、在番茄鐘提醒你之前，只能專心工作，別的什么都不能干。工作25分鐘之后，可以休息5分鐘，這5分鐘可以去倒杯水、上個(gè)廁所，去翻翻其他書，休息結(jié)束再進(jìn)入下一個(gè)25分鐘。

中午的時(shí)候，你當(dāng)然可以在家里自己做點(diǎn)東西吃，但也需要給自己設(shè)定好，12點(diǎn)到1點(diǎn)之間才可以做這件事情，這是你的休息時(shí)間。吃完之后可以戴上口罩，出門走一走，稍微呼吸一下新鮮空氣，舒展一下筋骨，這也是很重要的。到了下午1點(diǎn)鐘再回來上班，6點(diǎn)鐘下班。下班之后，你就可以離開書房，進(jìn)入下班狀態(tài)。你告訴自己，我下班了，這個(gè)時(shí)候才可以把身上正式的衣服換成家居服。

只有清晰地區(qū)分好工作時(shí)間和休息時(shí)間，遠(yuǎn)程工作，才會(huì)既有效率，又能勞逸結(jié)合。如果公司里每個(gè)人都能做好這件事情，其實(shí)對公司的管理水平和個(gè)人的自我管理水平都是一個(gè)很大的提升。

以上這些建議，希望能幫到在家辦公的你。